Hóa đơn điện tử sai sót: điều chỉnh hay thay thế từ 01/7/2026

Chiều thứ Hai, kế toán phát hiện hóa đơn xuất tuần trước ghi sai mã số thuế của khách. Hàng đã giao, tiền đã chuyển, hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã. Từ 01/7/2026, việc xử lý tình huống này làm theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Câu trả lời ngắn: người bán được chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, và vì khách ở đây là doanh nghiệp, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi làm.

Tóm tắt nhanh

• Căn cứ đang áp dụng là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cả hai ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực từ 01/7/2026.
• Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa: thông báo cho người mua, gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn.
• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa hoặc nội dung bắt buộc khác: chọn một trong hai cách — lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng: lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.
• Đã chọn điều chỉnh hay thay thế ở lần xử lý đầu thì các lần sau trên cùng hóa đơn đó phải giữ đúng hình thức đã chọn.

Căn cứ pháp lý đang áp dụng

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Khoản 1 Điều 43 Nghị định này ghi hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Khoản 2 Điều 43 làm hết hiệu lực Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khoản 1 Điều 25 Thông tư ghi hiệu lực từ ngày 01/7/2026; khoản 2 Điều 25 làm Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 hết hiệu lực.

Nói cách khác, nếu quy trình xử lý hóa đơn sai của doanh nghiệp bạn vẫn đang viết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP hay Thông tư 32/2025/TT-BTC thì cần viết lại. Nội dung bên dưới chủ yếu lấy từ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC — điều khoản mang tên "Xử lý hóa đơn điện tử đã lập" — có dẫn thêm Điều 16 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC ở những chỗ cần.

Phạm vi khoản 1 Điều 10 được ghi là hóa đơn điện tử đã lập sai, "bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế".

Hai nhóm sai sót, hai cách xử lý khác nhau

Việc đầu tiên phải làm là xác định hóa đơn sai ở đâu và hóa đơn đó thuộc loại nào. Cách xử lý phụ thuộc vào nội dung bị sai và loại hóa đơn — hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng có quy định riêng tại điểm c khoản 1 Điều 10; ngành hàng không có cơ chế riêng tại điểm d khoản 1 Điều 10; người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì theo điểm đ khoản 1 Điều 10. Cần lưu ý phạm vi: khoản 1 Điều 10 nói về hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế. Điều 10 không phân nhóm cách xử lý theo việc người mua đã nhận hóa đơn hay chưa.

Nội dung bị sai	Phải làm gì	Căn cứ
Tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn	Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai; không phải lập lại hóa đơn. Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III	Điểm a khoản 1 Điều 10
Mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này)	Chọn một trong hai: lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc lập hóa đơn mới thay thế	Điểm b khoản 1 Điều 10
Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền; hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản	Lập hóa đơn thay thế (trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10)	Điểm c khoản 1 Điều 10

Nhóm sai không ảnh hưởng số liệu

Đây là nhóm nhẹ nhất và cũng là nhóm hay bị làm quá tay. Theo điểm a khoản 1 Điều 10, khi hóa đơn chỉ sai những nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ, người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Việc còn lại là gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Khoản 4 Điều 10 ghi rõ: khi người bán làm theo điểm a khoản 1, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IV. Nghĩa là bạn không phải chờ cán bộ thuế xử lý tay rồi mới coi là xong.

Một điểm cần nói thẳng: Điều 10 không nêu thời hạn phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Thực tế nên gửi ngay khi phát hiện, đồng thời lưu bằng chứng ngày phát hiện trong hồ sơ nội bộ.

Riêng doanh nghiệp thuộc diện gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì không gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT mà sửa trên Bảng tổng hợp của kỳ sau (xem mục bên dưới), và Bảng tổng hợp thì có thời hạn: theo khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và Bảng thông tin chi tiết giao dịch được lập theo tháng hoặc quý và gửi cơ quan thuế chậm nhất là thời hạn gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

Nhóm sai ảnh hưởng số liệu hoặc mã số thuế

Với nhóm này, điểm b khoản 1 Điều 10 cho người bán quyền chọn giữa hai cách, không ép theo cách nào:

1. Hóa đơn điều chỉnh (điểm b.1): hóa đơn mới phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
2. Hóa đơn thay thế (điểm b.2): hóa đơn mới phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Quyền chọn này có ngoại lệ, và không chỉ một. Điểm b khoản 6 Điều 10 quy định: trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Ngoài ra, điểm c khoản 1 buộc thay thế với hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng; điểm d khoản 1 cho ngành hàng không cơ chế riêng.

Một trường hợp nữa dễ bị bỏ sót, liên quan trực tiếp tới hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: theo khoản 7 Điều 10, hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh mà cần điều chỉnh hoặc thay thế thì tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục III đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Tức là không tự lập được, phải xin cấp.

Sau khi lập, người bán ký số trên hóa đơn mới rồi gửi cho người mua nếu đang dùng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; nếu dùng hóa đơn điện tử có mã thì gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn mới, sau đó mới gửi người mua.

Về giá trị ghi trên hóa đơn điều chỉnh, điểm c khoản 6 Điều 10 bắt buộc điều chỉnh tăng ghi số dương và điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng với thực tế điều chỉnh. Đây là chỗ phần mềm hay để mặc định sai dấu, nên kiểm tra lại trước khi ký số.

Văn bản thỏa thuận: khi nào bắt buộc, khi nào không

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo điểm b khoản 1 Điều 10, nghĩa vụ về giấy tờ khác nhau theo tư cách của người mua:

• Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
• Người mua là cá nhân: người bán thông báo cho người mua, hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Văn bản thỏa thuận được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Nói cách khác, nó không phải loại giấy gửi lên cơ quan thuế, mà là loại giấy phải có sẵn khi bị kiểm tra.

Điểm b khoản 1 Điều 10 cũng liệt kê các trường hợp người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Với doanh nghiệp bán hàng qua sàn thương mại điện tử, đây là điểm đáng chú ý: không phải đi xin văn bản thỏa thuận của từng người mua để sửa một hóa đơn sai.

Nhiều hóa đơn sai giống nhau trong cùng tháng

Điểm b khoản 1 Điều 10 cho phép gộp. Nếu trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng, đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III.

Lưu ý điều kiện: phải cùng một người mua, cùng tháng, và cùng kiểu sai ở các thông tin nêu trên. Hai khách hàng khác nhau thì không gộp được, dù sai y như nhau.

Khi dữ liệu đã nằm trong Bảng tổng hợp

Doanh nghiệp thuộc diện gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có đường xử lý riêng:

• Hóa đơn đã lập sai và người bán đã gửi Bảng tổng hợp: gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo, không gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế (điểm đ khoản 1 Điều 10).
• Dữ liệu trong Bảng tổng hợp đã gửi bị thiếu hoặc sai: gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung, điền đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 18 "thông tin hóa đơn liên quan" tại Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục III. Điểm e khoản 1 Điều 10 loại trừ hai trường hợp khỏi yêu cầu điền đủ này: hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo điểm 9 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thuộc trường hợp lập bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
• Bảng thông tin chi tiết giao dịch đã gửi bị thiếu hoặc sai: gửi Bảng thông tin chi tiết giao dịch bổ sung (khoản 2 Điều 10).

Khi cơ quan thuế phát hiện trước bạn

Theo khoản 3 Điều 10, nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã đã lập sai, cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IV để người bán kiểm tra nội dung sai. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo và thực hiện điều chỉnh, thay thế theo khoản 1 Điều 10.

Thông báo này không phải quyết định xử phạt, nhưng cũng không phải thư nhắc có thể để đó. Điều 10 không quy định mức xử phạt: mức phạt nằm ở pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn — một khối văn bản riêng, đã qua nhiều lần sửa đổi, bổ sung. Bài này không nêu con số vì không tra khối văn bản đó. Nếu cần mức phạt cụ thể, hãy tra bản hợp nhất mới nhất của nghị định xử phạt về thuế, hóa đơn thay vì dùng một bản cũ đang lưu trong máy, và hỏi lại người làm nghề.

Những tình huống hay bị gọi nhầm là "hóa đơn sai"

Khoản 5 Điều 10 xử lý một nhóm trường hợp mà hóa đơn ban đầu không sai, chỉ là thực tế thay đổi sau đó. Trộn hai nhóm này vào nhau là lỗi thường gặp. Khoản 5 có nhiều điểm, trong đó điểm a dành cho trường hợp hóa đơn không sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền — gồm điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư, điều chỉnh theo kết luận của cơ quan nhà nước và điều chỉnh giá bán buôn điện. Dưới đây là các điểm hay gặp nhất với doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• Trả lại hàng hóa (điểm c.1 khoản 5): người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua, thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh; trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Điểm c.1 cũng ghi rõ người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
• Tài sản đã đăng ký theo tên người mua (điểm c.2 khoản 5): hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và đã đăng ký theo tên người mua, khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
• Hủy hoặc chấm dứt giao dịch đã thu tiền trước (điểm c.4 khoản 5): người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, hoặc lập hóa đơn thu tiền với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng, sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán điều chỉnh hóa đơn đã lập theo điểm c.1 khoản 5.
• Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm (điểm c.3 khoản 5): với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm, người bán căn cứ hóa đơn đã lập để lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa; trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí hoàn, giảm và lý do.
• Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số (điểm b khoản 5): số tiền chiết khấu được tính điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau, bảo đảm số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Với các trường hợp tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều 10, người bán và người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Đây là nghĩa vụ hay bị bỏ qua cho đến lúc quyết toán.

Với riêng nhóm khoản 5, điểm d khoản 6 Điều 10 nói rõ kỳ kê khai: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn lập theo quy định cũ thì xử lý thế nào

Khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC là quy định chuyển tiếp cho câu hỏi này. Mốc của khoản này không phải ngày 01/7/2026 mà là "kể từ thời điểm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này":

• Hóa đơn đã lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC: thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
• Hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính: người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, cập nhật đầy đủ thông tin hóa đơn bị thay thế. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn ghi sai địa chỉ khách hàng, có phải xuất lại hóa đơn không?

Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu chỉ sai địa chỉ mà không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn, đồng thời gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.

Đã lập hóa đơn điều chỉnh rồi, sau đó phát hiện vẫn còn sai thì làm sao?

Điểm a khoản 6 Điều 10 quy định: hóa đơn đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu. Đã chọn điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, không đổi sang thay thế giữa đường.

Hóa đơn từ máy tính tiền ghi sai tên khách, có được chỉ thông báo như điểm a không?

Điểm c khoản 1 Điều 10 quy định hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10. Điều 10 không nói rõ điểm c có loại trừ cách xử lý nhẹ hơn ở điểm a khi hóa đơn máy tính tiền chỉ sai những nội dung không ảnh hưởng số liệu. Đây là điểm chưa rõ, nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi làm hàng loạt.

Hóa đơn điều chỉnh, thay thế do sai sót thì kê khai vào kỳ nào?

Điểm d khoản 6 Điều 10 chỉ nêu kỳ kê khai cho hóa đơn điều chỉnh thuộc các trường hợp tại khoản 5 Điều 10 (quyết toán, chiết khấu, trả lại hàng...). Với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế do lập sai theo khoản 1, Điều 10 không nêu kỳ kê khai. Đây là chỗ nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc người làm nghề trước khi khai, thay vì suy luận.

Làm gì ngay tuần này

Việc đáng làm nhất không phải là học thuộc Điều 10, mà là rà lại quy trình nội bộ: ai được quyền phát hiện và báo hóa đơn sai, mẫu văn bản thỏa thuận với khách doanh nghiệp đã có sẵn chưa, và phần mềm hóa đơn của bạn đã cập nhật Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC hay vẫn còn mẫu cũ. Nếu doanh nghiệp bạn muốn có người theo sát phần hóa đơn và tờ khai hằng tháng, xem thêm dịch vụ kê khai và báo cáo thuế của MP Consulting.