Khóa sổ kế toán cuối năm 2026: trình tự và hạn nộp BCTC

Giữa tháng 10, nhiều chủ doanh nghiệp ở Phú Mỹ hỏi kế toán một câu rất ngắn: "Năm nay khóa sổ sớm được không?". Câu trả lời ngắn không kém: khóa sổ gắn với thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm, và trước khi khóa sổ còn một việc bắt buộc nữa là kiểm kê. Riêng kỳ kế toán năm 2026 có thêm điểm khác mọi năm: với những đơn vị đang theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì đây là năm tài chính đầu tiên áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp mới.

Tóm tắt nhanh

• Đơn vị kế toán phải khóa sổ vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính (khoản 6 Điều 26 Luật Kế toán số 88/2015/QH13).
• Kiểm kê tài sản cuối kỳ kế toán năm là bắt buộc, không phải tùy chọn (điểm a khoản 2 Điều 40 Luật Kế toán).
• Chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và sổ sách phải xác định nguyên nhân và ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính (khoản 3 Điều 40).
• Báo cáo tài chính năm nộp chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (khoản 3 Điều 29 Luật Kế toán; với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99 còn có Điều 25 Thông tư 99/2025/TT-BTC).
• Năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026 áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC thay cho Thông tư 200/2014/TT-BTC (khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC).

Khóa sổ cuối năm là nghĩa vụ luật định

Khoản 6 Điều 26 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 viết rất gọn: "Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật". Bài này dẫn theo Văn bản hợp nhất 41/VBHN-VPQH ngày 16/3/2026 của Văn phòng Quốc hội, hợp nhất Luật Kế toán với Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Luật số 56/2024/QH15 và Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Trong bản hợp nhất, Điều 26 không mang chú thích sửa đổi.

Kỳ kế toán năm là 12 tháng, từ đầu ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch; đơn vị có đặc thù về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ kế toán năm 12 tháng tròn lệch quý và phải thông báo cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế (điểm a khoản 1 Điều 12 Luật Kế toán). Với đa số doanh nghiệp nhỏ và vừa, mốc khóa sổ là ngày 31/12/2026, không phải một ngày nào đó trong tháng 11 cho "kịp việc".

Khoản 3 Điều 13 Thông tư 99/2025/TT-BTC nhắc lại: doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán để lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Vì sao nên kiểm kê trước, khóa sổ sau

Đây là chỗ hay làm ngược. Nhiều nơi khóa sổ xong mới đi kiểm kê kho, phát hiện thiếu hàng thì quay lại sửa số liệu.

Điểm a khoản 2 Điều 40 Luật Kế toán liệt kê "cuối kỳ kế toán năm" là một trong các trường hợp đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản. Luật không nói thẳng rằng kiểm kê phải xong trước khi khóa sổ: khoản 6 Điều 26 và khoản 3 Điều 40 cùng đặt một mốc chung là "trước khi lập báo cáo tài chính". Thứ tự trên thực tế đến từ khoản 3 Điều 40: sau khi kiểm kê phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê; nếu có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán thì phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Nói cách khác, chênh lệch kiểm kê phải chạy qua sổ, không được xử lý thẳng trên báo cáo. Khoản 4 Điều 40 thêm: người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Việc	Căn cứ	Thời điểm
Kiểm kê tài sản, nguồn vốn	Khoản 1, điểm a khoản 2 và khoản 4 Điều 40 Luật Kế toán	Cuối kỳ kế toán năm
Lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê, ghi chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ	Khoản 3 Điều 40 Luật Kế toán	Trước khi lập báo cáo tài chính
Khóa sổ kế toán	Khoản 6 Điều 26 Luật Kế toán; khoản 3 Điều 13 Thông tư 99/2025/TT-BTC	Cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính
Lập báo cáo tài chính căn cứ số liệu sau khi khóa sổ	Điểm a và điểm b khoản 2 Điều 29 Luật Kế toán	Cuối kỳ kế toán năm
Nộp báo cáo tài chính năm	Khoản 3 Điều 29 Luật Kế toán; Điều 25 Thông tư 99/2025/TT-BTC	Chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm
Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ	Khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán	Trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Năm nay khóa sổ theo chế độ kế toán nào

Khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC: thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026; thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC (trừ các nội dung về kế toán cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước nêu tại khoản 2 Điều 31, vẫn tiếp tục thực hiện cho đến khi có văn bản thay thế), Thông tư 75/2015/TT-BTC, Thông tư 53/2016/TT-BTC và Thông tư 195/2012/TT-BTC.

Doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch thì kỳ khóa sổ 31/12/2026 là kỳ đầu tiên lập báo cáo tài chính theo chế độ mới. Hai thay đổi dễ gặp nhất:

• Tên báo cáo đổi. Khoản 1 Điều 17 Thông tư 99/2025/TT-BTC liệt kê hệ thống báo cáo tài chính gồm Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh Báo cáo tài chính. "Bảng cân đối kế toán" quen dùng trước đây nay là "Báo cáo tình hình tài chính". Khoản 1 Điều 29 Luật Kế toán gọi báo cáo thứ hai là "Báo cáo kết quả hoạt động", không có chữ "kinh doanh" như Thông tư 99; đây là khác biệt tên gọi giữa hai văn bản, không phải hai báo cáo khác nhau.
• Một số số dư phải chuyển đổi. Điều 29 Thông tư 99/2025/TT-BTC liệt kê các trường hợp chuyển đổi số dư, chẳng hạn chuyển số phải trả cổ tức, lợi nhuận đang theo dõi ở tài khoản 338 sang tài khoản 332. Khoản 2 Điều 29 nói rõ các nội dung khác đang phản ánh chi tiết trên các tài khoản liên quan nếu khác với thông tư thì phải điều chỉnh lại theo thông tư.

Lưu ý riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: khoản 3 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ, cơ sở ngoài công lập và các đơn vị kế toán khác được lựa chọn áp dụng thông tư này; khi áp dụng phải thực hiện nhất quán tối thiểu trong một kỳ kế toán năm, và khi thay đổi chế độ kế toán thì phải trình bày lại số liệu, thông tin so sánh, đồng thời giải trình lý do và ảnh hưởng trong thuyết minh báo cáo tài chính. Danh sách thông tư bị thay thế tại khoản 1 Điều 31 không có Thông tư 133/2016/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nếu doanh nghiệp bạn đang theo Thông tư 133 và không chọn chuyển sang Thông tư 99 cho kỳ kế toán năm 2026, hai gạch đầu dòng trên không áp dụng cho bạn; còn nghĩa vụ kiểm kê, khóa sổ và hạn nộp 90 ngày thì vẫn như nhau vì nằm ở Luật Kế toán. Khoản 1 Điều 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC còn đặt thêm một điều kiện dễ quên: doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp và phải thực hiện nhất quán trong năm tài chính; muốn chuyển đổi trở lại chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa thì phải thực hiện từ đầu năm tài chính và phải thông báo lại cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp siêu nhỏ có chế độ kế toán riêng, xem mục câu hỏi thường gặp ở cuối bài.

Hạn nộp báo cáo tài chính năm

Khoản 3 Điều 29 Luật Kế toán: báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật. Điều 25 Thông tư 99/2025/TT-BTC lặp lại mốc này. Với kỳ kế toán năm kết thúc ngày 31/12/2026, 90 ngày rơi vào ngày 31/3/2027.

Điều 26 Thông tư 99/2025/TT-BTC dẫn chiếu nơi nhận báo cáo sang pháp luật có liên quan, và lưu ý doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc kiểm toán báo cáo tài chính thì khi nộp phải đính kèm báo cáo kiểm toán. Hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là mốc riêng theo pháp luật quản lý thuế; xem lại trong bài lịch việc kế toán theo tháng, quý, năm để không nhầm hai thời hạn.

Sau khi khóa sổ: in sổ, lưu trữ, xử lý sai sót

Gần như toàn bộ doanh nghiệp hiện ghi sổ bằng phần mềm. Khoản 7 Điều 26 Luật Kế toán cho phép ghi sổ bằng phương tiện điện tử, nhưng kèm một yêu cầu nhiều nơi bỏ qua: sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ; trường hợp không in ra giấy mà lưu trữ trên phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Chọn cách nào cũng được, nhưng phải chọn một cách và làm cho đủ.

Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán; người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ (khoản 3 và khoản 4 Điều 41 Luật Kế toán). Thời hạn lưu trữ tối thiểu theo khoản 5 Điều 41: ít nhất 5 năm với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; ít nhất 10 năm với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; lưu trữ vĩnh viễn với tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Nếu sau khi khóa sổ mới phát hiện sai, Điều 27 Luật Kế toán tách hai tình huống: phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì sửa trên sổ kế toán của chính năm đó; phát hiện sau khi đã nộp thì sửa trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này. Với sổ ghi bằng phương tiện điện tử, khoản 4 Điều 27 chỉ cho phép phương pháp ghi điều chỉnh bằng cách lập "chứng từ điều chỉnh" và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.

Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh có phải khóa sổ và nộp báo cáo tài chính năm không?

Các nghĩa vụ nêu trong bài được Luật Kế toán đặt cho "đơn vị kế toán". Theo khoản 4 Điều 3 Luật Kế toán, đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 2 của Luật có lập báo cáo tài chính; hộ kinh doanh, tổ hợp tác nằm ở khoản 6 Điều 2 nên không thuộc nhóm này. Kế toán hộ kinh doanh có văn bản hướng dẫn riêng là Thông tư 152/2025/TT-BTC, hướng dẫn việc ghi sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Điều 1); khoản 1 Điều 8 thông tư này ấn định hiệu lực từ 01/01/2026 và khoản 2 cùng điều cho Thông tư 88/2021/TT-BTC hết hiệu lực kể từ ngày đó. Xem thêm bài về hộ kinh doanh kê khai thuế.

Công ty mới thành lập cuối năm 2026 thì khóa sổ thế nào?

Kỳ kế toán đầu tiên của doanh nghiệp mới thành lập tính từ đầu ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm (điểm a khoản 2 Điều 12 Luật Kế toán). Nếu kỳ kế toán năm đầu tiên không quá 3 kỳ kế toán tháng liên tiếp thì được cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo để tính thành một kỳ, và kỳ đó phải không quá 15 tháng (khoản 4 Điều 12, nội dung được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 56/2024/QH15).

Doanh nghiệp không phát sinh giao dịch trong năm có phải lập báo cáo tài chính không?

Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99, khoản 1 Điều 16 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế phải lập báo cáo tài chính năm dạng đầy đủ theo Phụ lục IV của thông tư, không đặt ngoại lệ cho trường hợp không phát sinh doanh thu.

Doanh nghiệp siêu nhỏ là trường hợp cần đọc kỹ hơn. Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 58/2026/TT-BTC quy định doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ không bắt buộc phải lập báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trừ trường hợp pháp luật khác có yêu cầu; còn doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo phương pháp tính thuế trên thu nhập tính thuế thì vẫn phải lập và nộp trong 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (điểm a cùng khoản). Có một điểm chưa rõ: khoản 1 Điều 12 Thông tư 58/2026/TT-BTC ghi thông tư áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ ngày hoặc sau ngày 01/7/2026, trong khi khoản 2 cùng điều cho Thông tư 132/2018/TT-BTC hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư 58 có hiệu lực. Với doanh nghiệp siêu nhỏ có năm tài chính theo năm dương lịch 2026, cách áp dụng cho chính kỳ này chưa rõ ràng, nên hãy hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm nghề trước khi quyết định không lập báo cáo tài chính. Về các tờ khai thuế trong tình huống này, xem bài công ty không phát sinh doanh thu nộp tờ khai thuế nào.

Kiểm kê cuối năm có phải làm đúng ngày 31/12 không?

Luật Kế toán ghi trường hợp phải kiểm kê là "cuối kỳ kế toán năm" (điểm a khoản 2 Điều 40) mà không ấn định phải thực hiện đúng ngày cuối cùng. Yêu cầu bắt buộc nằm ở khoản 3 và khoản 4 Điều 40: kết quả kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản, và chênh lệch phải được xử lý vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Luật không quy định chi tiết việc chọn ngày kiểm kê, nên nếu doanh nghiệp bạn có kho lớn hoặc nhiều điểm bán, hãy hỏi người làm nghề trước khi chốt lịch.

Làm sớm được việc gì

Hai tháng cuối năm là khoảng thời gian đáng giá: đối chiếu công nợ, rà soát chứng từ còn thiếu, chốt danh mục tài sản cần kiểm kê. Làm trước 31/12 thì sau khi khóa sổ chỉ còn cộng sổ và lập báo cáo, thay vì vừa lập báo cáo vừa đi xin lại hóa đơn. Nếu bạn muốn có người ngoài soi lại sổ trước khi khóa, xem dịch vụ rà soát sổ sách kế toán của MP Consulting; chi phí tùy khối lượng chứng từ và được báo trước khi làm, tham khảo tại trang bảng giá.